Εκτύπωση
Γενικά
Καλές Πρακτικές και Πρακτικές Οδηγίες
Σχεδιασμός του έργου ψηφιοποίησης
Επιλογή Περιεχομένου
Προετοιμασία για ψηφιοποίηση
Μεταχείριση των πρωτοτύπων
Ψηφιοποίηση
Διατήρηση του ψηφιακού περιεχομένου
Μεταδεδομένα
Ενέργειες ανάδειξης - προβολής
Πνευματικά Δικαιώματα
Διαχείριση έργων ψηφιοποίησης

Πρότυπα
Πρότυπα κειμένου
Πρότυπα εικόνας
Πρότυπα ήχου
Πρότυπα βίντεο
Πρότυπα τρισδιάστατου περιεχομένου
Πρότυπα μεταδεδομένων
Πρότυπα ταξινόμησης και ονοματολογίας

Τεχνικές Οδηγίες

Κέντρα Αριστείας
Λογισμικό ανάδειξης
καλών πρακτικών

Βήμα Συζητήσεων
Συντελεστές
 Διαδρομή: Αρχική Σελίδα > Γενικά > Σχεδιασμός του έργου ψηφιοποίησης Σύνδεση   
  Εισαγωγή
    
 

Ο σχεδιασμός είναι το πρώτο βήμα σε κάθε έργο ψηφιοποίησης. Ο χρόνος που επενδύεται στον όσο το δυνατόν πιο λεπτομερή και πλήρη σχεδιασμό ενός έργου είναι βέβαιο ότι θα αποδώσει καρπούς κατά την εκτέλεσή του (ποιότητα των ψηφιοποιημένων αντικειμένων, ομαλή εκτέλεση των εργασιών και έλλειψη φαινομένων υπέρβασης του προϋπολογισμού). Όπως προκύπτει από τα παραπάνω η ανάγκη για προσεκτικό σχεδιασμό του κάθε έργου ψηφιοποίησης είναι προφανής, ωστόσο είναι συχνά δύσκολο να ληφθεί πρόνοια για όλες τις πτυχές ενός τέτοιου έργου. Οι τεχνολογικές εξελίξεις είναι ραγδαίες, με αποτέλεσμα να καθίσταται αδύνατη οποιαδήποτε ασφαλής πρόβλεψη. Συνιστάται να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο με τον οποίο το έργο ψηφιοποίησης θα ενσωματωθεί ομαλά στο συνολικό στρατηγικό σχεδιασμό και στη ροή εργασιών των υπόλοιπων έργων του φορέα. Τα ερωτήματα τα οποία καλό είναι να τεθούν κατά το σχεδιασμό του έργου είναι τα εξής:

  • Ποιες είναι οι εργασίες που πρέπει να γίνουν;
  • Ποιοι είναι οι άνθρωποι που θα απασχοληθούν;
  • Πού θα λάβει χώρα η ψηφιοποίηση;
  • Πότε θα γίνει το έργο;
  • Με ποια μέσα θα γίνει;

Ένα πρόγραμμα ψηφιοποίησης καλό θα είναι να διαθέτει σαφώς καθορισμένους στόχους, γεγονός το οποίο επηρεάζει με άμεσο τρόπο την επιλογή του προς ψηφιοποίηση υλικού, την προστασία και διαχείριση των πνευματικών δικαιωμάτων και τις ενέργειες δημοσίευσης και προβολής.

Κατά το σχεδιασμό ενός έργου ψηφιοποίησης επιβάλλεται η καταγραφή των πόρων που θα απαιτηθούν για την υλοποίηση του έργου. Με τον τρόπο αυτό θα προσδιοριστεί το κατά πόσο ο φορέας υλοποίησης διαθέτει τους συγκεκριμένους πόρους και πού μπορούν να αναζητηθούν, αν δεν υπάρχουν στο φορέα.

Ανάμεσα στους απαραίτητους πόρους για ένα έργο ψηφιοποίησης ξεχωριστή θέση κατέχει το προσωπικό. Ο φορέας ο οποίος έχει αναλάβει ή πρόκειται να εμπλακεί σε ένα έργο ψηφιοποίησης θα πρέπει να απασχολεί κατάλληλα καταρτισμένο προσωπικό με επαρκείς γνώσεις πάνω στην ψηφιοποίηση αλλά και σχετικά με τα αντικείμενα που πρόκειται να ψηφιοποιηθούν. Επίσης, θα πρέπει να συνταχθεί ένα πλάνο εκπαίδευσης των εργαζομένων στο φορέα έτσι, ώστε να προβλεφθούν και να καλυφθούν οποιεσδήποτε έκτακτες ανάγκες για πρόσθετη επιμόρφωσή τους σύμφωνα με τις απαιτήσεις του έργου. Κάποιοι οργανισμοί βέβαια ίσως αποφασίσουν να αναθέσουν τμήματα ή ολόκληρο το έργο σε τρίτους φορείς. Η απόφαση για το αν το έργο θα εκτελεστεί από τον οργανισμό ή θα ανατεθεί σε τρίτους πρέπει να στηρίζεται σε επαρκή αιτιολόγηση και να ληφθεί κατά το στάδιο σχεδιασμού του έργου.

Ένα έργο ψηφιοποίησης καλό είναι να μην αρχίσει, αν δεν έχει προηγηθεί έρευνα παρόμοιων έργων που έχουν γίνει στο παρελθόν ή βρίσκονται σε εξέλιξη στην ίδια θεματική κατηγορία και με παρόμοιο περιεχόμενο. Τα πλεονεκτήματα αυτής της διαδικασίας συνοψίζονται στο γεγονός ότι τα αποτελέσματα της έρευνας θα αναδείξουν με τον καλύτερο τρόπο τα ζητήματα τα οποία είναι πιθανό να ανακύψουν κατά τη διάρκεια του έργου. Επίσης, είναι δυνατό να οδηγήσουν σε καινοτόμες ιδέες, στην κάλυψη περιοχών στις οποίες δεν είχε δοθεί η δέουσα προσοχή και θα προσδώσουν φερεγγυότητα και αξία στα αποτελέσματα του εν λόγω έργου.

Ένα από τα σημαντικά πλεονεκτήματα της έρευνας παρόμοιων έργων είναι η ρεαλιστική εκτίμηση του πραγματικού όγκου της δουλειάς που θα απαιτηθεί μέχρι την ολοκλήρωση του έργου μέσα από την επικοινωνία με τους φορείς που έχουν ήδη υλοποιήσει παρόμοια έργα. Το θετικό σε αυτή την περίπτωση είναι ότι ο οργανισμός που πρόκειται να ξεκινήσει το έργο ψηφιοποίησης έχει ήδη μια εκτίμηση –έστω από ένα έργο με παρόμοιο θέμα- αν διαθέτει το απαιτούμενο προσωπικό, τεχνογνωσία και υποδομές, για να το ολοκληρώσει με επιτυχία ή αν απαιτείται σημαντικό χρονικό διάστημα για την εκπαίδευση του προσωπικού και την προετοιμασία του έργου.

Επίσης, πριν την έναρξη του έργου και κατά το στάδιο της προετοιμασίας του καλό είναι να διατεθεί χρόνος για την εξακρίβωση της κατάστασης που επικρατεί σχετικά με τα πνευματικά δικαιώματα του υλικού που πρόκειται να ψηφιοποιηθεί. Το σημείο αυτό είναι κρίσιμο, καθώς, αν ο φορέας δεν καταφέρει να εξασφαλίσει τα πνευματικά δικαιώματα για την ψηφιοποίηση και την προβολή του υλικού στο Διαδίκτυο, το έργο δεν είναι δυνατό να υλοποιηθεί, παρά τον άρτιο τεχνολογικό εξοπλισμό και την εμπειρία που έχει να επιδείξει ο φορέας.

Είναι σκόπιμο, επιπλέον, να συμφωνηθεί και να οριστικοποιηθεί ένα εναλλακτικό πλάνο πριν ξεκινήσει το έργο, ώστε να έχει συμφωνηθεί εκ των προτέρων ο τρόπος αντιμετώπισης οποιωνδήποτε ανωμαλιών και παρεκκλίσεων από το πλάνο εργασίας.

Τέλος, συνιστάται η καταγραφή όλων των αποφάσεων που πρόκειται να ληφθούν κατά το σχεδιασμό του έργου. Η διαδικασία αυτή είναι πιθανό να συντελέσει κύριο παράγοντα για τη μακροπρόθεσμη επιτυχία του έργου, καθώς μπορεί να αντισταθμίσει τις απώλειες στελεχών και να επιτρέψει στο νέο προσωπικό να ασχοληθεί με τις ψηφιακές συλλογές που δημιουργήθηκαν από τη δουλειά παλαιότερων, ανατρέχοντας στα σχετικά αρχεία. Τα στοιχεία που προτείνεται να καταγραφούν σε αυτή τη φάση του έργου είναι:

  • Κρίσιμες παράμετροι που συνέβαλαν στη λήψη αποφάσεων, όπως στόχοι του έργου, χρηματοδότηση, κόστος, χρονικοί περιορισμοί για την ολοκλήρωση του έργου, στελέχωση, διαθέσιμοι πόροι και ειδικότητες του ήδη υπάρχοντος προσωπικού, πνευματικά δικαιώματα των πρωτοτύπων, αποτελέσματα ερευνών παρόμοιων έργων, μελέτη ανάλυσης ρίσκου κλπ.
  • Εθνικές οδηγίες για την ποιότητα των ψηφιακών αντικειμένων (για παράδειγμα ανάλυση ψηφιακών εικόνων).
  • Πρότυπα μεταδεδομένων.
  • Τρόπος ονοματοδοσίας των αρχείων.
  • Σχεδιασμός και διαδικασίες για τη διατήρηση των ψηφιακών αντικειμένων (αποθήκευση, ανανέωση των αρχείων και των αποθηκευτικών μέσων κλπ).
  • Χρονικός προγραμματισμός του έργου, ο οποίος θα περιλαμβάνει τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης των υποέργων, όπως επίσης και τα βασικά παραδοτέα.

 
Επόμενη Σελίδα

Εισαγωγή
Η σκοπιμότητα του έργου
Διαχείριση πόρων
Ανθρώπινοι πόροι
Εκτέλεση από το φορέα ή ανάθεση σε τρίτους
Έρευνα
Κίνδυνοι