Εκτύπωση
Γενικά
Καλές Πρακτικές και Πρακτικές Οδηγίες
Σχεδιασμός του έργου ψηφιοποίησης
Επιλογή Περιεχομένου
Προετοιμασία για ψηφιοποίηση
Μεταχείριση των πρωτοτύπων
Ψηφιοποίηση
Διατήρηση του ψηφιακού περιεχομένου
Μεταδεδομένα
Ενέργειες ανάδειξης - προβολής
Πνευματικά Δικαιώματα
Διαχείριση έργων ψηφιοποίησης

Πρότυπα
Πρότυπα κειμένου
Πρότυπα εικόνας
Πρότυπα ήχου
Πρότυπα βίντεο
Πρότυπα τρισδιάστατου περιεχομένου
Πρότυπα μεταδεδομένων
Πρότυπα ταξινόμησης και ονοματολογίας

Τεχνικές Οδηγίες

Κέντρα Αριστείας
Λογισμικό ανάδειξης
καλών πρακτικών

Βήμα Συζητήσεων
Συντελεστές
 Διαδρομή: Αρχική Σελίδα > Γενικά > Διαχείριση έργων ψηφιοποίησης Σύνδεση   
  Κόστος
    
 

Η δημιουργία ψηφιακών συλλογών είναι μια ακριβή διαδικασία σε χρόνο και χρήματα. Για τα σχετικά έργα πρέπει να συνυπολογιστούν τα αρχικά έξοδα, τα έξοδα υποδομής και το κόστος για τη συνέχισή τους. Στα παραπάνω κόστη περιλαμβάνονται το κόστος σχεδιασμού, κατάρτισης προδιαγραφών, ανάπτυξης του συστήματος τεκμηρίωσης, εκπαίδευσης του προσωπικού και φυσικά της ψηφιοποίησης των πρωτοτύπων.

Οδηγίες

  • Τα έργα ψηφιοποίησης καλό είναι να συνυπολογίσουν τα παρακάτω κόστη σχεδιασμού, υλοποίησης και διατήρησης ψηφιακών συλλογών:
    • Δαπάνες προσωπικού
    • Λειτουργικά κόστη
    • Δαπάνες για την προμήθεια και τη συντήρηση εξοπλισμού αποθήκευσης και Προβολής στο διαδίκτυο
  • Οι δαπάνες προσωπικού περιλαμβάνουν τις αμοιβές του προσωπικού που απασχολείται στο έργο, κόστη εκπαίδευσης και για ταξίδια.
  • Ως λειτουργικά κόστη θεωρούνται τα ακόλουθα:
    • Το κόστος μεταφοράς των πρωτοτύπων (από το χώρο αποθήκευσής τους στο χώρο ψηφιοποίησης και πίσω πάλι).
    • Το κόστος προετοιμασίας των πρωτοτύπων (συντήρηση, καθαρισμός κλπ).
    • Το κόστος ψηφιακής αποτύπωσης (από τη ρύθμιση της συσκευής αποτύπωσης μέχρι την ονοματοδοσία και την αποθήκευση του ψηφιακού αντιγράφου).
    • Το κόστος τεκμηρίωσης.
    • Οι δαπάνες για το υλικό και το λογισμικό (καλό είναι σε αυτές τις δαπάνες να μην περιλαμβάνεται το κόστος αγοράς, αλλά τα κόστη απόσβεσης κα αντικατάστασης).
    • Το κόστος ελέγχου ποιότητας.
    • Το κόστος συντήρησης του υλικού και του λογισμικού.
    • Το κόστος για την τεχνική υποστήριξη.
    • Το κόστος για διαχείριση του έργου.
    • Το κόστος εκπαίδευσης.
  • Η ψηφιακή αποτύπωση είναι συνήθως το λιγότερο δαπανηρό κομμάτι ενός έργου ψηφιοποίησης, κοστίζοντας κατά μέσο όρο το ένα τρίτο του συνολικού προϋπολογισμού. Λίγο λιγότερο από ένα τρίτο του προϋπολογισμού κοστίζει η τεκμηρίωση και λίγο παραπάνω από ένα τρίτο άλλες εργασίες, όπως η διαχείριση του έργου, η διασφάλιση της ποιότητας των ψηφιακών αντιγράφων, η μακροπρόθεσμη διατήρηση κλπ.
  • Καλό είναι τα έργα μικρών φορέων να μην περιλαμβάνουν την ανάπτυξη συστημάτων λογισμικού, καθώς το κόστος των εργασιών αυτών είναι ιδιαίτερα υψηλό για μικρούς οργανισμούς.
  • Καλό είναι να λαμβάνονται υπόψη διάφορα προβλήματα τα οποία μπορούν να αυξήσουν το κόστος ενός έργου ψηφιοποίησης, όπως για παράδειγμα προβλήματα στη λειτουργία του υπολογιστικού συστήματος, πρωτότυπα που πρέπει να αποτυπωθούν ψηφιακά για δεύτερη φορά, προβλήματα στη συνεννόηση με τρίτους φορείς που έχουν αναλάβει τμήμα του έργου κλπ.
  • Στο πλαίσιο των έργων ψηφιοποίησης είναι καλό να προσδιορίζονται από την αρχή τους οι προτεραιότητές τους, δηλαδή αν είναι πιο σημαντικό να διατηρηθεί το κόστος του έργου σε χαμηλά επίπεδα από το να επιτευχθεί η καλύτερη δυνατή ποιότητα κατά την ψηφιακή αποτύπωση των πρωτοτύπων.
  • Ένα σημαντικό πρόβλημα που έχει παρουσιαστεί σε αρκετά έργα είναι η εσφαλμένη εκτίμηση του κόστους των επιμέρους εργασιών η οποία μπορεί να οφείλεται σε απειρία σε παρόμοια έργα ή στη λανθασμένη αντίληψη ότι ορισμένες εργασίες είναι ιδιαίτερα απλές. Για το λόγο αυτό συνιστάται να γίνεται σαφές τι εργασία ακριβώς πρέπει να γίνει και ποιοι είναι οι παράγοντες που επηρεάζουν το κόστος της (για παράδειγμα για την ψηφιοποίηση εγγράφων ή βιβλίων ποιος είναι ο ακριβής αριθμός των σελίδων τους).
  • Ο κανόνας είναι να ανατίθενται σε τρίτους εργασίες οι οποίες δεν απαιτούν εξειδικευμένες γνώσεις ιδιαίτερα σε θέματα του πεδίου του φορέα υλοποίησης, καθώς το αντίθετο έχει ιδιαίτερα υψηλό κόστος.
  • Είναι σκόπιμο να έχει αποφασιστεί εκ των προτέρων, αν ο φορέας θα αναλάβει τη συντήρηση του έργου μετά την περάτωσή του (για παράδειγμα να υπάρχει σχετική δέσμευση του φορέα στο πλαίσιο του φορέα) και ποιες θα είναι οι πηγές χρηματοδότησης της προσπάθειας αυτής.

Σχόλια

Tα στοιχεία για το κόστος έργων ψηφιοποίησης σε βιβλιοθήκες των Η.Π.Α (Digital Images Initiative projects) καταδεικνύουν ότι ακόμα και οι μικροί οργανισμοί μπορούν να αναλάβουν έργα ψηφιοποίησης, αν το έργο είναι πολύ καλά σχεδιασμένο και με σαφείς στόχους. Ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους γενικά τα έργα ψηφιοποίησης παρουσιάζονται ακριβά είναι το γεγονός ότι τα περισσότερα έργα ξεκινούν με την ανεύρεση σχετικών πόρων και όχι προκαθορίζοντας αρχικά την αναγκαιότητα του έργου, θέτοντας ένα επαρκές σύνολο στόχων.

Το κόστος επιλογής του περιεχομένου προς ψηφιοποίηση και των πηγών που θα αξιοποιηθούν στην τεκμηρίωσή του μπορεί να αποβεί ιδιαίτερα υψηλό, αν δεν προϋπάρχει καλή οργάνωση των πρωτοτύπων.

Το κόστος προετοιμασίας των πρωτοτύπων εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη φύση τους και από τις συνθήκες αποθήκευσής τους. Τα κόστη διαφέρουν πολύ ανάλογα με το αν το πρωτότυπο είναι έγγραφο, βιβλίο, φωτογραφία, χάρτης, ηχητικό τεκμήριο, βίντεο κλπ. Για παράδειγμα για την προετοιμασία εγγράφων, τα προς ψηφιοποίηση έγγραφα αρχικά πρέπει να ταξινομηθούν και να απομακρυνθούν τα αντίγραφα εγγράφων που έχουν ήδη επιλεγεί. Στη συνέχεια πρέπει να απομακρυνθούν οι συνδετήρες και τα συρραπτικά που πιθανώς συνδέουν περισσότερες από μια σελίδες, να ξεδιπλωθούν τυλιγμένα έγγραφα, να αποκατασταθούν σκισμένα και τσακισμένα έγγραφα και να σημειωθεί σε ποιες περιπτώσεις χρειάζεται σάρωση και των δυο πλευρών του φύλλου και σε ποιες όχι. Γενικά, αν η προετοιμασία των πρωτοτύπων συνδυαστεί και με ενέργειες συντήρησης και αποκατάστασής τους, το κόστος προετοιμασίας αυξάνεται σχεδόν κατά 50%. Μπορούν να γίνουν κάποιες ενέργειες οι οποίες μειώνουν το κόστος προετοιμασίας, όπως η οργάνωση του υλικού κατά τέτοιο τρόπο, ώστε οι σελίδες ενός βιβλίου να γυρίζονται μόνο μια φορά. Γενικά, ο προϋπολογισμός που διαθέτουν τα περισσότερα έργα επαρκεί για την ψηφιοποίηση των πρωτοτύπων μόνο μια φορά.

Το κόστος ψηφιοποίησης εξαρτάται από τη φύση του προς ψηφιοποίηση περιεχομένου. Η ψηφιοποίηση εγγράφων που περνούν στο σαρωτή αυτόματα μέσα από τον ειδικό τροφοδότη συνιστά την πιο οικονομική περίπτωση ψηφιοποίησης. Αντίθετα, η ψηφιοποίηση αντικειμένων, όπως φωτογραφίες, τόμοι βιβλίων και χάρτες, που απαιτούν την προσεκτική τοποθέτηση στο σαρωτή και πιο προσεκτική επεξεργασία έχουν σαφώς μεγαλύτερο κόστος. Η ψηφιοποίηση slides από γυαλί είναι ίσως η πιο ακριβή, καθώς ο χρόνος που απαιτείται για την προσεκτική τοποθέτηση τους στο σαρωτή φτάνει τα 15 λεπτά. Όσο λιγότερο αυτοματοποιημένη είναι η διαδικασία της ψηφιοποίησης τόσο μεγαλύτερο είναι το κόστος της. Αν προηγείται της ψηφιοποίησης η δημιουργία ενδιάμεσων υποκατάστατων σε slides ή μικροφίλμ το κόστος ανεβαίνει ακόμα περισσότερο. Επίσης, η αποτύπωση έγχρωμων αντικειμένων είναι πιο σύνθετη διαδικασία από την ασπρόμαυρη αποτύπωση και απαιτεί περισσότερους πόρους (χρόνο, αποθηκευτικό χώρο). Τέλος, το κόστος επηρεάζεται από τις προδιαγραφές του επιθυμητού αποτελέσματος, όπως η ανάλυση, το χρωματικό βάθος κλπ. Για παράδειγμα μεγαλύτερη ανάλυση συνεπάγεται μεγαλύτερο χρόνο σάρωσης, μεγαλύτερο χρόνο για την αποθήκευση του ψηφιακού αντιγράφου στον υπολογιστή και περισσότερο χρόνο απασχόλησης του ατόμου που είναι υπεύθυνο για την επεξεργασία του ψηφιακού αντιγράφου, άρα μεγαλύτερο κόστος. Όμοια, μεγαλύτερο χρωματικό βάθος συνεπάγεται μεγαλύτερο κόστος και η αύξηση αυτή είναι προσθετική στην αύξηση κόστους λόγω της μεγαλύτερης ανάλυσης. Από τα παραπάνω προκύπτει ότι η παράθεση ενδεικτικών τιμών για την ψηφιοποίηση ενός πρωτοτύπου συγκεκριμένης κατηγορίας δεν είναι εφικτή, καθώς οι παράγοντες που επηρεάζουν την τιμή αυτή είναι ποικίλοι.

Το κόστος του ελέγχου ποιότητας εξαρτάται από τη διαδικασία που θα ακολουθηθεί. Για παράδειγμα το κόστος αυξάνεται όσο αυξάνει το ποσοστό των ψηφιοποιημένων αντικειμένων που ελέγχονται.

Παρακάτω φαίνεται ένας πίνακας όπου παρουσιάζονται τα μέσα ποσοστά του κόστους εργασιών ψηφιοποίησης για διαφορετικές κατηγορίες πρωτοτύπων (ο πίνακας προέρχεται από το άρθρο “The Costs of Digital Imaging Projects” του Steven Puglia) και τα ποσοστά έχουν προκύψει από τα στοιχεία διαφόρων έργων ψηφιοποίησης δισδιάστατων αντικειμένων που έγιναν στις Η.Π.Α.

Εργασίες Διάφορα αντικείμενα (κόστος ανά αντικείμενο) Έγγραφα (κόστος ανά σελίδα) Φωτογραφίες (κόστος ανά φωτογραφία) Βιβλία / Φυλλάδια (κόστος ανά σελίδα)
Ψηφιοποίηση 34% 15% 27% 47%
Τεκμηρίωση 30% 40% 27% 25%
Άλλες εργασίες 36% 45% 46% 28%
Σύνολο 100% 100% 100% 100%

Πίνακας 11: Κόστη ψηφιοποίησης για διαφορετικές κατηγορίες πρωτοτύπων

Τα μέσα ποσοστά για τα κόστη συνήθως είναι χρήσιμα για την ανάλυση των οικονομικών μεγεθών των έργων ψηφιοποίησης, ωστόσο τα περισσότερα έργα ψηφιοποίησης δεν ανήκουν στη μέση περίπτωση, συνεπώς μεγάλες αποκλίσεις από τον παραπάνω πίνακα είναι απόλυτα αποδεκτές.

Αξίζει να σημειωθεί ότι το κόστος ψηφιοποίησης επιδέχεται μειώσεων ανάλογα με τις τεχνολογικές εξελίξεις, καθώς είναι δυνατή η αυτοματοποίηση συγκεκριμένων διαδικασιών. Ωστόσο, όλα τα υπόλοιπα κόστη είναι πολύ δύσκολο να μειωθούν καθότι εμπλέκουν κατά κύριο λόγο το ανθρώπινο δυναμικό, ο οποίος είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας κόστους σε παρόμοια έργα. Φυσικά, μερικά από τα κόστη αυτά δεν εμφανίζονται στον προϋπολογισμό ενός έργου ψηφιοποίησης, καθώς μπορεί να συνιστούν πάγια έξοδα του φορέα υλοποίησης. Ο προϋπολογισμός ενός τέτοιου έργου στις περισσότερες περιπτώσεις δεν περιλαμβάνει όλα τα έξοδα και το χρόνο που επενδύθηκε στην πράξη.

 
Προηγούμενη Σελίδα    Επόμενη Σελίδα

Εισαγωγή
Διαχείριση τη διαδικασίၠψηφιοποίησης
Ομάδα εργασίας
Εκπαίδευση του προσωπικού
Συνεργασία με τρίτους
Κόστος
Ενέργειες δημοσιοποίησης και προβολής του έργου